Invertir en tecnología en los despachos

El estudio anual ‘La Guía del Despacho Inteligente. De la teoría a la práctica’ tiene como finalidad, profundizar en los diez pilares del «Despacho Inteligente». No sólo mediante teoría, sino sobre todo con consejos de aplicación inmediata y con casos de éxito. Y uno de los casos de éxito mostrados en el estudio (dentro del capítulo donde se aborda la conveniencia de invertir en tecnología en los despachos de abogados), es el del despacho Ceca Magán, donde David Muro es Director de Marketing y Comunicación, y Director de Nuevas Tecnologías.

Este estudio se ha convertido en la cita anual de todos los profesionales del sector, y persigue como objetivo ayudar a visionar y diseñar cómo serán los despachos con futuro y con proyecto empresarial. Dado el interés del tema, he decidido reflejar en este artículo del blog la transcripción de la entrevista realizada para el estudio, y que se muestra en el mismo.

• ¿Invertir en Tecnología de la Información y Comunicación forma parte del plan estratégico de su firma, es decir, es una decisión estratégica?

  Es una decisión estratégica de carácter esencial. Tanto el software a medida como del uso de dispositivos portátiles y su conexión en remoto.

• ¿Con que periodicidad revisan la toma de decisiones para invertir en tecnología en su firma?

  Anualmente se prevén necesidades e innovaciones en hardware. En software somos más dinámicos y continuos.

• ¿Bajo qué criterios miden el retorno de sus inversiones en tecnología?

  En la medición del tiempo imputados por Letrados, acelerando funciones y procesos. En la calidad de la información que nos permite evaluar y en la generación de procesos generales con ahorro de tiempo.

• ¿Nos podría describir en cuatro líneas el “mapa tecnológico” de su firma? ¿En qué soluciones han focalizado invertir en tecnología?

  Servidores internos por funcionalidades con servicio en sede de Madrid (MAD) y Barcelona (BCN), mediante línea dedicada exclusiva para acceso remoto. Uso generalizado de portátiles. Copias de seguridad de servidor, programa de gestión y correo, interna y externa. Software de gestión, con marco documental, financiero y CRM, todo vinculado. Desde la irrupción de las redes sociales.

• ¿qué objetivos se han propuesto conseguir en estos nuevos canales de Comunicación?

  El objetivo pasa por estar más cerca de nuestros clientes y dar a conocer, en un escaparate vital a día de hoy, el día a día del despacho, nuestras publicaciones, artículos, y compartir las novedades legislativas con los usuarios. En el despacho consideramos este canal de Comunicación indispensable para el adecuado desarrollo de nuestra estrategia de desarrollo de negocio, haciendo partícipes a todos los abogados del despacho, quiénes aportan su know how enriqueciendo los contenidos que el despacho viraliza a diario. Teniendo en cuenta que el conocimiento de los profesionales es un activo muy importante.

• ¿les ha ayudado la gestión del conocimiento a trasladar y circularizar dicho conocimiento como ventaja competitiva para su despacho?

  Sí, dentro de nuestra aplicación de Marco Documental, la capacidad para identificar y parametrizar documentos ha aumentado exponencialmente, lo que implica una mejora en términos de tiempo.

• ¿Cómo definiría el papel que ha jugado en su organización la implantación de la extranet?

  Fundamental, tanto para la optimización de la coordinación entre Barcelona y Madrid, como para los abogados desde fuera de nuestras sedes. Es una herramienta que se antojaba necesaria desde hace tiempo y su utilidad es innegable.

• ¿Tienen servicios bajo el modelo cloud computing? ¿Cuál ha sido el primer servicios que han migrado hacia el modelo cloud?

  De momento no hemos migrado a cloud computing. Es algo que tenemos previsto hacer a medio plazo, y que está dentro de nuestra hoja de ruta.

• ¿Cuál es la última novedad, a nivel tecnológico que se ha implantado en su firma?

  En hardware, la línea dedicada Madrid-Barcelona para subida de datos al servidor, y en software, en nuestro programa, un informe de orígenes de los expedientes, vital para la medición de ciertos parámetros.

• ¿Cree que en un momento de crisis como el actual se debe continuar invirtiendo en nuevas tecnologías?

  No sólo lo creemos, sino que es fundamental. La vida avanza muy rápido y los clientes cambian sus hábitos y costumbres, pasando poco a poco a demandar los servicios a través de las nuevas tecnologías, y si queremos continuar sobreviviendo, hemos de adaptarnos. Como dijo Darwin, “No es el más fuerte de las especies el que sobrevive, tampoco es el más inteligente el que sobrevive. Es aquel que es más adaptable al cambio”.