Desde hace algunos años, nos encontramos inmersos en una importante transformación que afecta al conjunto de la sociedad y, por supuesto, las empresas no quedan exentas de ello. La transformación digital no solo trata de utilizar redes sociales o asistentes virtuales, es algo mucho más profundo, provocado por diversos factores entre los que, tanto la crisis de 2008 y el replanteamiento del sistema que se inició con ella, como el acelerado desarrollo tecnológico en el que aún estamos inmersos, son los protagonistas.

La innovación es, hoy, una necesidad y tiene que estar contemplada en la hoja de ruta de los negocios. Pese a que el cambio ya ha empezado y se percibe la voluntad de llevarlo a cabo, queda un largo camino para que todos los sectores completen la transformación digital.

En cuanto al sector jurídico, sus características propias, como su heterogeneidad, su lógica tradicional y su composición nuclear, hacen que los avances se retrasen con respecto a otros sectores, aunque los profesionales ya empiezan a ser muy conscientes de la máxima: “renovarse o morir”. Y, es que, según Antonio Serrano, CEO de Spartanhack, “el derecho va siempre después de los hechos y no tiene una capacidad previsora, sino que suele ser reactivo. Esto es un gran problema y por eso tiene que empezar a reaccionar y abrazar grandes tecnologías que están modificando la sociedad actualmente, y, por tanto, el mundo jurídico”.

Pese a que los despachos de abogados se escudan en el elevado coste y la falta tanto de personal especializado como de prioridad en la transformación, para el sector es un reto y la situación a resolver se convierte en una oportunidad para implementar herramientas y modernizar el bufete apostado por la digitalización, pero se debe saber que no todo es tecnología en este gran cambio.

¿Por qué es necesaria la transformación digital en despachos de abogados?

Según el estudio de innovación en el sector jurídico de Lefevbre 2019, existen 5 factores de cambio comunes a todos los ámbitos:

• La globalización.
• La era digital.
• El perfil del nuevo cliente, más informado y tecnológico.
• Los cambios legislativos que afectan a la tecnología.
• La presencia de nuevos competidores.

El reto de los despachos de abogados es la adaptación al nuevo contexto que se ha ido creando con la era digital. Según este mismo estudio, el 80% de los despachos de abogados están concienciados de la necesidad de innovar, pero solo el 34% cuenta con una implementación real. Saben que deben subirse a la ola de la transformación porque es la única manera que tienen de sobrevivir en un mercado cada día más exigente y competitivo.

Pilares fundamentales para una transformación digital exitosa

La transformación digital no es sinónimo de digitalización: se trata de un cambio en muchos más aspectos que incluyen ciertos conceptos indispensables y, de ellos, el más fundamental es el cambio de mentalidad que debe empezar en la cúspide de la jerarquía del despacho.

1. Cambio del modelo de negocio: que implique personalización, preocupación por estar siempre cerca del cliente y aumento de colaboración entre agentes; aspectos que los nuevos competidores del mercado y empresas más jóvenes, tienen en cuenta y en los que se basan para su creación y crecimiento. Los despachos de abogados deben pasar de ser firmas a ser empresas con el objetivo de ser eficiente y competitivo.
2. Cambio en la cultura corporativa:  La clave de la transformación digital está en las personas y cultura organizacional. El primer proceso es la concienciación, porque las personas representan la base sobre la que se sustentan los cimientos de una organización. El cambio digital no busca deshumanizar, sino potenciar el valor humano.
3. Optimización de procesos: La Comunicación ha de volverse más rápida, volviendo los procesos más ágiles; conseguir un ambiente colaborativo y crear transparencia organizacional para que toda la empresa entienda los objetivos de la transformación.
4. Digitalización: se busca desarrollar canales digitales para conseguir un círculo completo de transformación, creando ámbitos de mejora en base a la implementación tecnológica y centralizando productos y servicios y dándoles una identidad digital global.

Dentro de la digitalización, es indispensable apostar por ciberseguridad. Para los despachos es absolutamente necesario protegerse: los bufetes son el séptimo negocio más hackeado. La información de sus clientes es muy atractiva. Algunos datos corroboran esta necesidad:

• El 80% de los despachos ha podido ser víctima de un ciberataque.
• El 95% de los bufetes atacados no fueron conscientes de ello hasta pasados 6-9 meses.
• El coste medio para remediar una brecha de seguridad IT es de 33.700€.

De hecho, el temor no debe ser si atacarán el despacho, como cualquier otra empresa, sino cuándo sucederá, por lo que, cuantas más medidas se tomen para evitarlo, menos costosa será la continuidad de negocio en caso de ataque.

Beneficios de implantar la transformación digital

La implantación de aplicativos de negocio o automatización, así como medidas de ciberseguridad, en conjunto Legaltech, tienen repercusiones inmediatas en el despacho que, a medio y largo plazo, se traducen en ahorro de costes y generación de nuevos ingresos, entre otros beneficios como:

• Mejora del ciclo productivo en el que la digitalización es la base: orden y rapidez para gestionar documentos con eficiencia; control y protocolo para la gestión de los clientes, los expedientes y la facturación.
• Gestión del conocimiento mediante la búsqueda rápida de la información relevante. Inteligencia en el tratamiento masivo de datos.
• Aumento de flexibilidad con nuevas estructuras adaptadas a la movilidad y ritmo de vida del equipo.
• Aumento de confianza de los clientes gracias a un sistema compacto en la seguridad informática que, además, es necesario para cumplir con la legislación vigente.
• Mayor eficiencia con el uso de herramientas informáticas:
  • Reducción en el tiempo de búsqueda de información en un 20%.
  • Mejora de la relevancia de la información encontrada en un 42%.
  • Ahorro de entre un 20 y 30% en el análisis de grandes volúmenes de datos.
  • Incremento del 25% de horas facturables.
  • Reducción del 12% en la prima de un ciberseguro.

Lo que está claro, es que la revolución digital ha venido para quedarse y evoluciona a un ritmo abrumador. Los cimientos tan estables que siempre han marcado al sector legal, ahora comienzan a tambalearse con la falta de actualizaciones tecnológicas.

Los bufetes tienen mucho trabajo por delante, pero deben recuperar la competitividad perdida por el rápido cambio de escenario.

Un alto porcentaje de los despachos apuesta por una estrategia digital, las herramientas necesarias para lograrlo ya están en el mercado, ¿por qué seguir retrasando el cambio?

Mr. Houston